項目申請人除了應仔細填寫好有機食品認證調(diào)查表（種植業(yè)與加工產(chǎn)品）外，還應提供以下相應的文件材料。
申請人應按以下序號編排文件，裝訂后提交：第一部分　項目基本情況資料1.1營業(yè)執(zhí)照副本、企業(yè)組織機構代碼復印件；1.2土地使用合法證明（土地承租合同書）；面積500畝以上的須鄉(xiāng)鎮(zhèn)以上政府證明1.3公司+農(nóng)戶或公司+基地+農(nóng)戶組織模式的還需提供農(nóng)戶清單、基地與農(nóng)戶管理制度；1.4新開墾的土地必須出具縣級以上zhengfubumen的開發(fā)批復；1.5基地5公里范圍內(nèi)的行政圖（市、縣或鄉(xiāng)的行政圖，標明基地的位置）；1.6地塊分布圖（多地塊、分布分散情況下，提供包含全部地塊分布情況的地圖）；1.7地塊圖（必須標明每個地塊的形狀、面積、種植作物名稱、邊界及與周邊常規(guī)地塊的隔離情況，基地內(nèi)主要標示物以及水源的位置）；1.8近三年內(nèi)土壤、灌溉水及大氣的監(jiān)測報告；1.9食品加工企業(yè)須提供加工廠區(qū)平面圖及設備位置圖；1.10實施食品生產(chǎn)許可證管理的產(chǎn)品還應提供QS證書復印件；1.11加工過程中產(chǎn)品接觸到水的，還需提供加工用水的檢測報告（依據(jù)生活飲用水標準）；1.12如為委托加工，提供委托加工合同書；1.13證書上如體現(xiàn)商標，需提供商標注冊證；1.14通過其他認證機構認證的項目，提供相關證書復印件或證明文件；第二部分　質(zhì)量管理體系文件2.1質(zhì)量管理手冊2.1.1有機產(chǎn)品生產(chǎn)、加工、經(jīng)營者的簡介2.1.2有機產(chǎn)品生產(chǎn)、加工、經(jīng)營者的經(jīng)營方針和目標2.1.3管理組織機構圖及其相關人員的責任和權限2.1.4有機生產(chǎn)、加工、經(jīng)營實施計劃2.1.5有機產(chǎn)品生產(chǎn)內(nèi)部檢查制度2.1.6跟蹤審查制度（質(zhì)量追蹤體系的建立、實施）2.1.7記錄管理制度2.1.8客戶申、投訴的處理2.2內(nèi)部規(guī)程2.2.1作物栽培規(guī)程土地的備耕規(guī)程種子和種苗的選定、處理方法以及播種育苗的規(guī)程獲得有機種子和種苗的計劃土壤肥力的保持與管理措施常發(fā)病、蟲、草害的名稱與防治措施灌溉水的來源及灌溉管理作物的輪作計劃和間、套作計劃收獲、運輸及臨時保管規(guī)程2.2.2加工和儲藏規(guī)程1）從基地到加工廠的運送方式2）加工廠的接貨檢查方法和檢查標準3）不合格原料的處理方法和合格原料的保管方法4）初加工各工序的操作方法5）批次號的編制方法以及管理規(guī)程6）產(chǎn)品包裝和保管方法7）出庫程序規(guī)程2.2.3機械設備維修、清洗方法及衛(wèi)生管理規(guī)程2.2.4教育、培訓規(guī)程2.2.5客戶申投訴的處理規(guī)程2.2.6員工福利與勞動保護規(guī)程2.2.7平行生產(chǎn)管理規(guī)程（存在平行生產(chǎn)的企業(yè)須提交）1）防止有機產(chǎn)品生產(chǎn)、運輸、初加工和儲藏過程中受到常規(guī)產(chǎn)品污染的措施2）有機生產(chǎn)體系和常規(guī)生產(chǎn)體系文件、記錄的管理第三部分 記錄文件和其他相關資料3.1有機產(chǎn)品生產(chǎn)管理者以及內(nèi)部檢查員的資質(zhì)證明材料；3.2所購買種子或種苗的證明文件（購買單據(jù)、非轉(zhuǎn)基因證明、常規(guī)種子或種苗未經(jīng)禁用物質(zhì)處理的證明等）；3.3自制肥料或生物農(nóng)藥時，提供原料的來源、比例、名稱、自制方法和使用記錄；3.4外購肥料、生物農(nóng)藥等生產(chǎn)資料的證明文件（購買單據(jù)、產(chǎn)品說明書）；3.5農(nóng)事活動記錄（土地耕作、播種、施肥、病蟲草害防治、灌溉、重大事件、收獲）；3.6原料的運輸及儲存記錄（原料運輸、不合格原料處理、原料入庫等）；3.7產(chǎn)品生產(chǎn)配方以及加工工藝流程圖；3.8初加工過程中各加工工序記錄（工序名稱、時間、原料名稱、批次號、加工數(shù)量、加工損耗、出成率、成品數(shù)量）；3.9產(chǎn)品出入庫記錄；3.10出具的當年度的產(chǎn)品檢測報告，檢測機構（計量認證、實驗室認可，農(nóng)業(yè)部認可或認監(jiān)委認可）；3.11銷售記錄（時間、產(chǎn)品名稱、批次號、數(shù)量、購買單位）及銷售發(fā)票；3.12機械設備清掃、清洗記錄（時間、設備名稱、清掃清洗方法、藥劑名稱、用量）；3.13防蟲防鼠記錄（時間、防鼠防蟲場所、所用藥劑或工具名稱、用量）；3.14內(nèi)部監(jiān)督檢查報告；315內(nèi)部培訓記錄（時間、培訓內(nèi)容、參與人員、授課人員）；3.16客戶投訴處理記錄（時間、投訴方、投訴內(nèi)容、解決措施）；3.17可以介紹和說明基地與加工廠情況的相關照片；3.18申報材料的電子版注：第三部分要求的記錄文件如根本不存在，請附文件說明。