1.應(yīng)用概述

1.1 管理理念

協(xié)同行政管理應(yīng)用包含了單位、企業(yè)對(duì)行政事務(wù)的基本管理，其主旨在于解決單位、企業(yè)購買后只經(jīng)過組織架構(gòu)的設(shè)置與流程的配置即可實(shí)現(xiàn)快速實(shí)現(xiàn)行政管理的信息化。

1.2 適用范圍

協(xié)同行政管理應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了比較標(biāo)準(zhǔn)化的物品借用歸還的管理流程，同時(shí)可以針對(duì)使用場(chǎng)景進(jìn)行調(diào)整，擴(kuò)展性、靈活性強(qiáng)，可適用于通過全員參與、全過程管理的協(xié)同思想實(shí)現(xiàn)行政管理信息化的單位、企業(yè)。管理者可輕松地管控各類辦公耗品、資料、圖書的使用情況，使企業(yè)物品更能合理化的使用，借用責(zé)任清晰。

1.3 使用對(duì)象

協(xié)同行政管理應(yīng)用的主管部門通常為行政管理部門，管理辦公耗品、圖書、證件資料的信息，管理行政相關(guān)事務(wù)和報(bào)表，各項(xiàng)審批流程和應(yīng)用事務(wù)授權(quán)等內(nèi)容。

使用群體為單位、企業(yè)內(nèi)的全體員工，非行政管理人員的員工限于個(gè)人所借閱的圖書、資料的相關(guān)信息數(shù)據(jù)的查閱和有關(guān)工作事務(wù)（如辦公耗品領(lǐng)用、出差、請(qǐng)示等）的提交與申請(qǐng)；行政管理員工則根據(jù)授權(quán)查閱相關(guān)數(shù)據(jù)和報(bào)表；高層管理的員工則根據(jù)授權(quán)查閱職權(quán)范圍內(nèi)的報(bào)表。

2.應(yīng)用特色

協(xié)同行政管理應(yīng)用具備的特色如下。

(1) 單位內(nèi)所有人員均可分配帳號(hào)并參與使用，具備良好的群眾基礎(chǔ)；如此參與管理的人員更多，管理所需的數(shù)據(jù)來源更廣泛，為積累管理的大數(shù)據(jù)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為提升單位管理水平提供了良好的保障。

(2) 應(yīng)用中的內(nèi)容均同時(shí)支持電腦端（推薦使用IE11和新版本Chrome）和移動(dòng)端（M3），包括各種業(yè)務(wù)單據(jù)、報(bào)表和門戶。注意：為方便使用，移動(dòng)端的部分內(nèi)容會(huì)相對(duì)簡(jiǎn)單，部分審批節(jié)點(diǎn)必須在電腦端處理。

(3) 所有審批流程均可以根據(jù)單位的實(shí)際情況進(jìn)行編輯，充分貫徹單位內(nèi)部的管理權(quán)責(zé)；并且智能的審批流程在大大提高工作效率的同時(shí)使得管理的痕跡鏈條完整，方便審計(jì)監(jiān)察的同時(shí)也能夠進(jìn)行責(zé)任追究。

(4) 信息數(shù)據(jù)隨審批流程而自動(dòng)存儲(chǔ)記錄，在避免二次錄入提高效率的同時(shí)確保了數(shù)據(jù)的合法有效、真實(shí)準(zhǔn)確。

(5) 操作智能簡(jiǎn)便，界面可快速調(diào)整，學(xué)習(xí)與培訓(xùn)成本低廉，短時(shí)間內(nèi)即可上手使用，快速地實(shí)現(xiàn)管理的信息化。

(6) 工作銜接優(yōu)化整合，可以通過系統(tǒng)發(fā)出提醒、預(yù)警等消息告知相關(guān)人員，可以自動(dòng)推送工作流程到相關(guān)人員的桌面，如此能夠很好地避免工作事務(wù)因?yàn)檫z忘而延誤，避免工作事務(wù)因?yàn)殂暯硬涣Χ鴶鄼n。

(7) 除了應(yīng)用內(nèi)置的部分報(bào)表以外，用戶可以根據(jù)系統(tǒng)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)信息，方便地自行定義符合單位管理所需的相關(guān)查詢統(tǒng)計(jì)報(bào)表，方便管理人員隨時(shí)獲知信息的同時(shí)也便于其管理決策。

(8) 用戶可快速地調(diào)整應(yīng)用菜單名稱，可對(duì)應(yīng)用內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一、批量化授權(quán)。

3.應(yīng)用功能

協(xié)同行政管理應(yīng)用包含5個(gè)模塊，如下圖所示。

其中藍(lán)色標(biāo)注的內(nèi)容均具有審閱或?qū)徟鞒?，均可自行設(shè)置；報(bào)表只列出了部分內(nèi)容。

行政管理應(yīng)用中部分事務(wù)流轉(zhuǎn)關(guān)系如下圖所示

3.1 圖書管理

3.1.1 圖書信息

存儲(chǔ)圖書的信息，包括書籍信息（書名、作者、自編號(hào)等）、管理信息（購入數(shù)量、可借閱數(shù)量、已借出數(shù)量等）。

l 支持圖書管理人員直接新增、修改圖書的基本信息和管理信息；

l 支持根據(jù)圖書的購入數(shù)量與遺失損壞數(shù)量自動(dòng)更新圖書狀態(tài)；

l 支持根據(jù)圖書的可借閱數(shù)量、是否允許借閱自動(dòng)更新圖書的借閱狀態(tài)。

3.1.2 查閱圖書

供員工查看單位、企業(yè)的圖書庫，以查找圖書。

3.1.3 圖書借閱

員工可借閱在借閱范圍內(nèi)的且狀態(tài)為“可借閱”的圖書，由圖書管理人員確認(rèn)借閱與否、借出時(shí)間等信息。

l 支持從圖書信息批量讀取圖書的相關(guān)信息，系統(tǒng)自動(dòng)過濾出能借閱的圖書記錄；

l 支持借閱圖書后存儲(chǔ)圖書借閱信息，對(duì)已借閱的圖書進(jìn)行管理。

3.1.4 圖書續(xù)借

員工在圖書歸還時(shí)間即將到期前進(jìn)行申請(qǐng)續(xù)借。

l 支持圖書續(xù)借流程結(jié)束后，自動(dòng)更新圖書的應(yīng)歸還時(shí)間。

3.1.5 圖書歸還

員工借閱時(shí)間到期前歸還借閱的圖書。

l 支持圖書歸還流程結(jié)束后存儲(chǔ)歸還的信息，自動(dòng)更新圖書的可借閱數(shù)量。

l 支持歸還超期時(shí)，圖書管理人員根據(jù)單位、企業(yè)的規(guī)定確認(rèn)是否要求借閱人支付超期懲罰金。

3.1.6 圖書損壞遺失處理

員工借閱期間圖書損壞或遺失后，申請(qǐng)對(duì)損壞或遺失進(jìn)行處理。

l 支持讀取員工已借閱圖書的信息。

l 支持圖書損壞遺失處理流程結(jié)束后，存儲(chǔ)圖書的遺失損壞數(shù)量，同時(shí)自動(dòng)更新圖書的可借閱數(shù)量。

3.1.7 圖書借閱情況

供員工圖書管理員查看圖書的借閱情況，便于圖書解決的管理。

l 支持圖書應(yīng)歸還時(shí)間臨近（默認(rèn)提前3個(gè)自然日）時(shí)，向借用人發(fā)送圖書借用即將到期需要?dú)w還的消息提醒。

3.1.8 本人借閱圖書

供員工本人查看本人當(dāng)前所借閱的圖書。

3.2 耗品管理

3.2.1 辦公耗品信息

存儲(chǔ)辦公耗品的信息，包括基礎(chǔ)信息（耗品名稱、耗品類別、計(jì)量單位等）、領(lǐng)用情況（當(dāng)前庫存、領(lǐng)用總數(shù)、領(lǐng)用次數(shù)等）、購買情況（購買總數(shù)、購買次數(shù)、購買總價(jià)等）。辦公耗品管理人員可通過購買情況快速掌握辦公耗品的市場(chǎng)行情和內(nèi)部需求。

l 支持庫存數(shù)量偏低（默認(rèn)數(shù)量小于10）時(shí)，向辦公耗品管理人員發(fā)送低庫存預(yù)警消息。

3.2.2 辦公耗品申購

在辦公耗品數(shù)量不敷使用時(shí)，員工或耗品管理人申請(qǐng)購買，購買完成后入庫，入庫后的辦公耗品供相應(yīng)人員領(lǐng)用。

l 支持從辦公耗品信息庫中選擇辦公耗品的信息；

l 支持辦公耗品申購流程結(jié)束后存儲(chǔ)購買數(shù)量（即入庫），自動(dòng)更新辦公耗品的購買次數(shù)、購買總價(jià)，并根據(jù)既往的購買價(jià)格更新購買低價(jià)和高價(jià)。

3.2.3 辦公耗品領(lǐng)用

員工在辦公需要時(shí)申請(qǐng)領(lǐng)用辦公耗品。

l 支持申請(qǐng)領(lǐng)用的辦公耗品數(shù)量超過庫存數(shù)量時(shí)，提醒申請(qǐng)人并阻止流程發(fā)起；

l 支持申請(qǐng)人申請(qǐng)后預(yù)提出需領(lǐng)用的數(shù)量并更新可領(lǐng)用數(shù)量；

l 支持領(lǐng)用流程結(jié)束后更新辦公耗品的領(lǐng)用總數(shù)、領(lǐng)用次數(shù)，更新庫存數(shù)量和可領(lǐng)用數(shù)量。

3.3 資料管理

3.3.1 資料信息

存儲(chǔ)單位的各種證照、資料的信息，包括基礎(chǔ)信息（資料名稱、使用狀態(tài)、資料類別等）、管理信息（所有人、管理部門、管理人等）、借用/提取記錄（借用人、借出日期、應(yīng)歸還日期等）。

l 支持資料應(yīng)歸還時(shí)間臨近時(shí)（默認(rèn)提前3個(gè)自然日），向借用人發(fā)送資料借用即將到期需要?dú)w還的消息提醒。

l 支持根據(jù)資料的使用類型、借用與提取情況自動(dòng)更新資料的使用狀態(tài)。

注意：當(dāng)相同的資料存在不同的個(gè)體實(shí)物（如合同的多副本）時(shí)，須分開錄入資料的信息。

3.3.2 資料借用或提取

在工作需要（如單位評(píng)級(jí)、投標(biāo)等）使用單位的證件、資料時(shí)，員工可申請(qǐng)資料的借用或提取，提取的資料（如資料的副本原件等）可不用歸還。

l 支持從資料信息庫中讀取資料的信息，系統(tǒng)自動(dòng)過濾出能借用或能提取的記錄；

l 支持資料借用或提取流程結(jié)束后，勾選需用印時(shí)，自動(dòng)發(fā)起印章使用流程給印章管理人員；

l 支持流程審批完成后，自動(dòng)存儲(chǔ)資料借用或借閱的人員和日期。

3.3.3 資料歸還

使用完畢后，借用的資料需歸還。

l 支持流程審批完成后，清空資料借用信息，隨之資料狀態(tài)也相應(yīng)發(fā)生改變。

3.4 日常事務(wù)

3.4.1 出差

員工在工作需要出差時(shí)發(fā)起申請(qǐng)，出差結(jié)束后，由本人或考勤人員填寫實(shí)際出差情況，以便核算出差的費(fèi)用。

l 支持選擇出差同行人員，并知會(huì)同行人員出差事宜。

l 支持出差結(jié)束后，由本人或考勤人員填寫實(shí)際出差情況并加以確認(rèn)。

3.4.2 文件審批與呈遞

用于員工呈遞文件或進(jìn)行文件的審批，經(jīng)辦人可根據(jù)事務(wù)的重要程度結(jié)合單位的權(quán)責(zé)體系選擇終的審批人，選擇需要審批中需要呈遞文件的人員以及需要會(huì)簽參與審批的人員。注意：文件審批與呈遞基本可以替代自由協(xié)同的功能，其審批流程更嚴(yán)謹(jǐn)，更容易追溯審批的權(quán)責(zé)。

l 支持經(jīng)辦人根據(jù)文件的重要程度選擇終審批人、呈遞人員；

l 支持呈遞文件時(shí)不用審批直接傳遞給需要呈遞的人員；

l 支持會(huì)簽審批人員分3組，且每一組的人員全部審批完成后才進(jìn)入下一組，方便按權(quán)責(zé)遞進(jìn)審批。

3.4.3 請(qǐng)示

用于員工向上級(jí)請(qǐng)示工作事務(wù)，經(jīng)辦人可根據(jù)事務(wù)的重要程度結(jié)合單位的權(quán)責(zé)體系選擇終的審批人，選擇需要呈遞的人員以及需要會(huì)簽審批的人員。

l 支持經(jīng)辦人根據(jù)事務(wù)的重要程度選擇終審批人、呈遞人員；

3.4.4 印章使用

用于員工申請(qǐng)印章的使用，凡在流程結(jié)束后需要進(jìn)行印章使用的，均可以由系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)起印章使用流程。

l 支持單次申請(qǐng)多個(gè)印章的使用，支持不同的印章管理員記錄印章的實(shí)際使用情況；

l 支持由其他審批流程自動(dòng)發(fā)起印章使用流程時(shí)，可簡(jiǎn)化審批，直接送達(dá)印章管理人員處。

3.5 行政報(bào)表

3.5.1 查詢報(bào)表

內(nèi)置的查詢報(bào)表及其功能如下，均可根據(jù)實(shí)際需要調(diào)整修改。

① 查詢損壞遺失圖書記錄：列表查看已報(bào)損壞、遺失的圖書，默認(rèn)點(diǎn)擊后可查看相應(yīng)詳情。

② 查詢印章使用記錄：列表查看各印章的使用情況，默認(rèn)點(diǎn)擊后可查看相應(yīng)詳情。

③ 查詢請(qǐng)示記錄：列表查看請(qǐng)示的主要信息，默認(rèn)點(diǎn)擊后可查看相應(yīng)詳情。

3.5.2 統(tǒng)計(jì)報(bào)表

內(nèi)置的統(tǒng)計(jì)報(bào)表及其功能如下，均可根據(jù)實(shí)際需要調(diào)整修改。

① 各部門耗品領(lǐng)用情況：按部門統(tǒng)計(jì)辦公耗品的領(lǐng)用數(shù)量，默認(rèn)顯示統(tǒng)計(jì)列表。

② 各類耗品庫存情況：按耗品類別統(tǒng)計(jì)辦公耗品數(shù)量，默認(rèn)顯示餅圖。

③ 資料借用情況：按資料類別統(tǒng)計(jì)資料的借用次數(shù)，默認(rèn)顯示柱狀圖。

④ 辦公耗品購買價(jià)格情況：統(tǒng)計(jì)各辦公耗品購買的低價(jià)、低價(jià)、平均價(jià)，默認(rèn)顯示統(tǒng)計(jì)列表。

4.操作說明

協(xié)同行政管理應(yīng)用按照所見所得的扁平化風(fēng)格制作，提供了在線的使用操作說明。

在電腦端使用應(yīng)用時(shí)，點(diǎn)擊頁面中右上角的問號(hào)圖標(biāo)，均可進(jìn)入對(duì)應(yīng)內(nèi)容的在線幫助頁面（在線幫助內(nèi)容會(huì)不定期更新）。

5.服務(wù)說明

協(xié)同行政管理應(yīng)用除了進(jìn)行權(quán)限和流程的配置以滿足用戶管理需求外，還支持個(gè)性化的調(diào)整。致遠(yuǎn)應(yīng)用工廠針對(duì)個(gè)性化的需求，提供多樣的定制服務(wù)（含付費(fèi)定制），包括如下內(nèi)容。

(1)個(gè)性化管理的實(shí)現(xiàn)，包含且不限于如下內(nèi)容。

l 增加個(gè)性化管理所屬的控件或字段；

l 增加特定的頁面視圖；

l 增加特定的操作權(quán)限和復(fù)雜的審批流程；

l 增加特定的統(tǒng)計(jì)報(bào)表與業(yè)務(wù)門戶；

l 在標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品外增加流程表單；

l 在標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品外增加數(shù)據(jù)底表及相應(yīng)的業(yè)務(wù)關(guān)系。

(2)應(yīng)用數(shù)據(jù)的更好展示或使用界面的更加美觀，包含且不限于如下內(nèi)容。

l 表單模板（含電腦端和移動(dòng)端）；

l 統(tǒng)計(jì)圖模板（含電腦端和移動(dòng)端）；

l 數(shù)據(jù)記錄顯示模板（含電腦端和移動(dòng)端）；

l 業(yè)務(wù)門戶模板（含電腦端和移動(dòng)端）。

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