在 ISO9001 認證周期內(nèi)，企業(yè)可以從以下幾個方面配合認證機構(gòu)：

一、認證準備階段

1. 提供準確信息

• 在與認證機構(gòu)溝通的初期，企業(yè)應(yīng)準確提供自身的基本信息，包括企業(yè)名稱、地址、經(jīng)營范圍、組織架構(gòu)、人員數(shù)量等。確保這些信息的真實性和完整性，以便認證機構(gòu)能夠準確評估企業(yè)的規(guī)模和認證需求。

• 例如，如果企業(yè)有多個生產(chǎn)基地或分支機構(gòu)，應(yīng)明確告知認證機構(gòu)，以便其合理安排審核資源和時間。

2. 確定認證范圍

• 與認證機構(gòu)共同確定認證的范圍，明確哪些產(chǎn)品或服務(wù)、哪些部門和活動將納入認證范圍。這需要企業(yè)對自身的業(yè)務(wù)進行全面梳理，確保認證范圍能夠準確反映企業(yè)的實際經(jīng)營情況。

• 例如，如果企業(yè)同時生產(chǎn)多種產(chǎn)品，但只有部分產(chǎn)品需要進行 ISO9001 認證，應(yīng)明確告知認證機構(gòu)，避免認證范圍的模糊或擴大。

3. 配合文件審查

• 認證機構(gòu)通常會對企業(yè)提交的質(zhì)量管理體系文件進行審查。企業(yè)應(yīng)按照認證機構(gòu)的要求，及時提供質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書等文件，并確保文件的內(nèi)容符合 ISO9001 標準的要求。

• 在文件審查過程中，企業(yè)應(yīng)積極配合認證機構(gòu)的意見和建議，對文件進行修改和完善，以提高文件的質(zhì)量和可操作性。

二、審核實施階段

1. 安排專人負責(zé)

• 企業(yè)應(yīng)指定專人負責(zé)與認證機構(gòu)的溝通和協(xié)調(diào)，確保審核工作的順利進行。這個人應(yīng)熟悉企業(yè)的質(zhì)量管理體系和審核流程，能夠及時回答審核員的問題，提供所需的文件和資料。

• 例如，在審核前，負責(zé)人可以與審核員溝通審核的具體安排和注意事項，為審核員提供必要的辦公設(shè)施和工作條件。

2. 組織內(nèi)部培訓(xùn)

• 在審核前，企業(yè)可以組織內(nèi)部培訓(xùn)，向員工傳達審核的重要性和要求，提高員工的配合度和質(zhì)量意識。培訓(xùn)內(nèi)容可以包括 ISO9001 標準的基本知識、審核流程、員工的職責(zé)和義務(wù)等。

• 例如，培訓(xùn)可以讓員工了解審核員可能會提出的問題，以及如何正確回答這些問題，避免因員工的不了解而影響審核結(jié)果。

3. 配合現(xiàn)場審核

• 在現(xiàn)場審核過程中，企業(yè)應(yīng)積極配合審核員的工作，提供真實、準確的信息和資料。審核員可能會對企業(yè)的各個部門、生產(chǎn)現(xiàn)場、倉庫等進行檢查，企業(yè)應(yīng)安排相關(guān)人員陪同審核，及時解答審核員的問題。

• 例如，如果審核員要求查看某個生產(chǎn)環(huán)節(jié)的操作記錄，企業(yè)應(yīng)迅速提供相應(yīng)的記錄，并解釋記錄的內(nèi)容和用途。

4. 及時整改不符合項

• 審核過程中，審核員可能會發(fā)現(xiàn)一些不符合項。企業(yè)應(yīng)認真對待這些不符合項，及時制定整改措施，并在規(guī)定的時間內(nèi)完成整改。整改措施應(yīng)具有針對性和可操作性，能夠有效解決問題，防止類似問題的再次發(fā)生。

• 例如，如果審核員發(fā)現(xiàn)某個生產(chǎn)環(huán)節(jié)存在質(zhì)量控制問題，企業(yè)應(yīng)立即分析原因，制定改進措施，并對相關(guān)人員進行培訓(xùn)，確保問題得到徹底解決。

三、認證保持階段

1. 持續(xù)改進質(zhì)量管理體系

• 獲得認證后，企業(yè)不應(yīng)放松對質(zhì)量管理體系的要求，而應(yīng)持續(xù)改進體系的有效性。企業(yè)可以通過內(nèi)部審核、管理評審、數(shù)據(jù)分析等方式，不斷發(fā)現(xiàn)問題并采取改進措施，提高產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量。

• 例如，企業(yè)可以定期對質(zhì)量管理體系進行內(nèi)部審核，檢查體系的運行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。同時，企業(yè)可以收集客戶反饋、市場信息等，分析產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量趨勢，制定針對性的改進措施。

2. 配合監(jiān)督審核

• 認證機構(gòu)會定期對企業(yè)進行監(jiān)督審核，以確保企業(yè)持續(xù)符合 ISO9001 標準的要求。企業(yè)應(yīng)積極配合監(jiān)督審核工作，提供必要的支持和配合。在監(jiān)督審核前，企業(yè)可以進行自我檢查，確保質(zhì)量管理體系的持續(xù)有效運行。

• 例如，在監(jiān)督審核前，企業(yè)可以對上次審核中發(fā)現(xiàn)的不符合項進行復(fù)查，確保整改措施得到有效落實。同時，企業(yè)可以對質(zhì)量管理體系的文件進行更新和完善，以適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展和變化。

3. 及時溝通反饋

• 在認證周期內(nèi)，企業(yè)如果遇到與質(zhì)量管理體系相關(guān)的問題或變化，應(yīng)及時與認證機構(gòu)溝通反饋。例如，如果企業(yè)的經(jīng)營范圍發(fā)生變化、組織架構(gòu)調(diào)整、法律法規(guī)更新等，應(yīng)及時通知認證機構(gòu)，以便認證機構(gòu)評估這些變化對認證的影響，并提供相應(yīng)的指導(dǎo)和建議。

• 例如，如果企業(yè)引入了新的生產(chǎn)工藝或技術(shù)，應(yīng)及時評估其對質(zhì)量管理體系的影響，并與認證機構(gòu)溝通，確定是否需要對體系進行調(diào)整和完善。