審核員在現(xiàn)場審核時發(fā)現(xiàn)問題可以按以下步驟處理：
一、確認(rèn)問題
詳細(xì)記錄問題
審核員應(yīng)準(zhǔn)確地記錄所發(fā)現(xiàn)問題的具體情況，包括問題發(fā)生的地點、涉及的部門或流程、問題的表現(xiàn)形式等。例如，如果在生產(chǎn)車間發(fā)現(xiàn)設(shè)備維護(hù)記錄不完整，應(yīng)記錄車間的具體位置、設(shè)備編號、維護(hù)記錄中缺失的內(nèi)容等詳細(xì)信息。
同時，記錄問題的發(fā)現(xiàn)時間，以便后續(xù)跟蹤問題的處理進(jìn)度。
與相關(guān)人員溝通確認(rèn)
審核員應(yīng)與現(xiàn)場的工作人員、負(fù)責(zé)人或相關(guān)部門的代表進(jìn)行溝通，確認(rèn)問題的真實性和準(zhǔn)確性。通過溝通，了解問題產(chǎn)生的背景、原因和影響范圍。例如，對于發(fā)現(xiàn)的不合格產(chǎn)品，與生產(chǎn)人員交流了解生產(chǎn)過程中可能導(dǎo)致產(chǎn)品不合格的因素。
在溝通中，要保持客觀、中立的態(tài)度，避免引起不必要的爭議或抵觸情緒。
二、分析問題
確定問題的性質(zhì)和嚴(yán)重程度
根據(jù) ISO9001 標(biāo)準(zhǔn)的要求和審核的目的，審核員應(yīng)判斷問題的性質(zhì)，是屬于輕微不符合項、嚴(yán)重不符合項還是觀察項。例如，關(guān)鍵工序未按照規(guī)定進(jìn)行檢驗可能被判定為嚴(yán)重不符合項，而文件記錄中的一些小錯誤可能被視為輕微不符合項或觀察項。
評估問題對質(zhì)量管理體系的影響程度，包括對產(chǎn)品質(zhì)量、客戶滿意度、企業(yè)運營效率等方面的影響。
分析問題產(chǎn)生的原因
與企業(yè)相關(guān)人員一起深入分析問題產(chǎn)生的根本原因?？梢圆捎靡蚬麍D、5W1H 分析法等工具，從人、機、料、法、環(huán)等方面進(jìn)行全面分析。例如，對于產(chǎn)品質(zhì)量不合格的問題，分析是人員操作不當(dāng)、設(shè)備故障、原材料質(zhì)量問題還是工藝方法不合理等原因?qū)е碌摹?/p>
確保原因分析準(zhǔn)確、全面，為制定有效的糾正措施提供依據(jù)。
三、提出整改要求
明確整改期限
根據(jù)問題的嚴(yán)重程度和企業(yè)的實際情況，審核員應(yīng)與企業(yè)協(xié)商確定合理的整改期限。整改期限既要保證企業(yè)有足夠的時間進(jìn)行整改，又不能過長影響審核的進(jìn)度和效果。例如，對于嚴(yán)重不符合項，可能要求企業(yè)在一個月內(nèi)完成整改；對于輕微不符合項，可以給予適當(dāng)延長的整改期限。
在確定整改期限時，要考慮到企業(yè)的資源和能力，避免不切實際的要求。
制定糾正措施
要求企業(yè)針對問題制定具體的糾正措施，明確責(zé)任部門和責(zé)任人。糾正措施應(yīng)具有針對性、可操作性和有效性，能夠切實解決問題并防止問題再次發(fā)生。例如，如果問題是設(shè)備維護(hù)記錄不完整，糾正措施可以包括完善設(shè)備維護(hù)記錄的填寫規(guī)范、加強對維護(hù)人員的培訓(xùn)、建立定期檢查機制等。
審核員應(yīng)對企業(yè)制定的糾正措施進(jìn)行審核和確認(rèn)，確保措施合理可行。
預(yù)防措施建議
四、跟蹤驗證
督促企業(yè)整改
現(xiàn)場驗證整改效果
在企業(yè)完成整改后，審核員應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場驗證，檢查糾正措施的實施情況和效果。驗證內(nèi)容包括問題是否得到有效解決、相關(guān)文件和記錄是否得到完善、員工是否對整改措施有正確的理解和執(zhí)行等。例如，對于設(shè)備維護(hù)記錄不完整的問題，現(xiàn)場驗證時應(yīng)查看維護(hù)記錄是否按照規(guī)范填寫完整，維護(hù)人員是否掌握了正確的記錄方法。
如果驗證結(jié)果表明整改措施有效，審核員可以關(guān)閉該問題；如果整改效果不理想，審核員應(yīng)要求企業(yè)重新制定整改措施并繼續(xù)跟蹤驗證，直至問題得到徹底解決。
