以下是妥善保存 ISO9001 認證審核資料的方法：

一、建立專門的文件管理系統(tǒng)

設(shè)立文件存儲區(qū)域

安排專門的房間或柜子作為文件存儲區(qū)域，確保存儲環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)良好，遠離火源、水源和易受損區(qū)域。

可以使用防火、防潮的文件柜或存儲箱，對重要文件進行分類存放。

制定文件編號和分類體系

為審核資料制定統(tǒng)一的文件編號規(guī)則，便于快速查找和識別。例如，可以按照部門、文件類型、時間順序等進行編號。

建立分類體系，將審核資料分為質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、記錄表單等不同類別，分別存放。

使用文件管理軟件

考慮使用專業(yè)的文件管理軟件，對審核資料進行數(shù)字化管理。軟件可以幫助實現(xiàn)文件的存儲、檢索、版本控制等功能，提高文件管理的效率和準(zhǔn)確性。

確保軟件具有備份和恢復(fù)功能，以防止數(shù)據(jù)丟失。

二、明確文件保管責(zé)任

指定文件管理員

企業(yè)應(yīng)指定專門的文件管理員，負責(zé)審核資料的保管、整理和更新工作。文件管理員應(yīng)具備一定的文件管理知識和技能，熟悉 ISO9001 認證要求。

明確文件管理員的職責(zé)和權(quán)限，確保其能夠認真履行文件保管責(zé)任。

培訓(xùn)相關(guān)人員

對涉及審核資料使用和保管的人員進行培訓(xùn)，使其了解文件管理的重要性和方法。培訓(xùn)內(nèi)容包括文件的分類、編號、存儲、檢索、借閱等方面的知識。

強調(diào)文件的保密性和安全性，要求相關(guān)人員不得隨意泄露或損壞審核資料。

三、實施文件控制措施

版本控制

對審核資料進行版本控制，確保使用的文件是最新有效的版本。每次文件修訂后，應(yīng)及時更新版本號，并記錄修訂內(nèi)容和時間。

可以使用文件管理軟件或手動記錄的方式進行版本控制，確保文件的可追溯性。

借閱管理

建立文件借閱制度，明確借閱流程和審批權(quán)限。借閱人應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)相關(guān)負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱文件。

借閱期限應(yīng)明確規(guī)定，借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還文件。文件管理員應(yīng)定期檢查借閱情況，確保文件的安全和完整。

定期審查和更新

定期對審核資料進行審查，檢查文件的有效性和適用性。如發(fā)現(xiàn)文件與實際情況不符或已過期，應(yīng)及時進行修訂和更新。

審查和更新工作可以由文件管理員或相關(guān)部門負責(zé)人組織進行，確保審核資料始終符合 ISO9001 認證要求。

四、確保文件的安全性和保密性

備份文件

定期對審核資料進行備份，防止因意外情況導(dǎo)致文件丟失?？梢允褂猛獠看鎯υO(shè)備（如硬盤、U 盤）、云存儲等方式進行備份。

備份文件應(yīng)存儲在安全的地方，并定期進行檢查和更新。

限制訪問權(quán)限

根據(jù)文件的重要性和保密性，設(shè)置不同的訪問權(quán)限。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問敏感文件，如質(zhì)量手冊、程序文件等。

可以使用密碼保護、訪問控制列表等技術(shù)手段，限制文件的訪問權(quán)限。

防止文件損壞和丟失

采取措施防止文件損壞和丟失，如避免文件受潮、受熱、受陽光直射等。在文件存儲和使用過程中，要輕拿輕放，避免折疊、劃傷等。

如發(fā)現(xiàn)文件損壞或丟失，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)或補充。

***妥善保存 ISO9001 認證審核資料需要企業(yè)建立專門的文件管理系統(tǒng)，明確文件保管責(zé)任，實施文件控制措施，確保文件的安全性和保密性。只有這樣，才能保證審核資料的完整、準(zhǔn)確、有效，為企業(yè)的質(zhì)量管理體系運行提供有力支持。